退職代行における必要書類の書き方、テンプレート、送付方法

退職するにあたって、以下3つの書類を勤務先に送付するとよいでしょう。

  1. 委任状
  2. 退職届
  3. 退職時手続きのお願い(後述する諸手続きが必要なければ送付不要)

書類の記入や封入するにあたって準備するのは以下のものです。

・準備するもの

  • A4用紙3枚
    ※用紙がなければコンビニ等で白紙を10円コピーすることでも入手可。
  • 長形3号(120mm×235mm)の白い封筒1つ(参照
    ※無地。なければ茶封筒でも可。
  • 黒のボールペン

また、上記1~3の書類について詳しく説明いたします。

1. 委任状

弊社と依頼者ご本人様との委任契約を結ぶため、以下の委任状に氏名・住所・押印をお願いいたします。
委任状テンプレート(PDF)

弊社とご本人様との契約関係を会社が確認するための書類でもあります。

2. 退職届

退職届のテンプレートは以下のいずれか1通になります。

通常用テンプレート&記入例(PDF)
有給消化後退職用テンプレート&記入例(PDF)

 

封筒の書き方・封入方法

※親展と記載することで、名宛人以外の方に封を開けられるのを防ぎます。
 

退職届の折り方

以下のように三つ折りにして封筒に封入します。

3. 退職時手続きのお願い

退職届とあわせて「退職時手続きのお願い」を送付しておくとその後の手続きがスムーズになります。

以下テンプレートファイルをコピーの上、必要なものにチェックし、記入が終わったら退職届を入れる封筒に同封して送付しましょう。

ファイルダウンロード(Word)
ファイルダウンロード(PDF)

クリックで拡大されます。

以下のように退職時には会社から受け取るものや諸手続きがあります。

・会社から受け取るもの4つ

  1. 離職票
  2. 源泉徴収票
  3. 雇用保険被保険者証(会社が保管している場合)
  4. 年金手帳(会社が保管している場合)

※上記の意味については後述します。

・退職時に発生する諸手続き

  1. 社宅の退去日の調整
  2. 有給残日数の消化

ただし、書類が送付されてこない、あるいは手続きが大幅に遅くなるケースがあります。

あらかじめ「退職時手続きのお願い」を請求しておくと送付漏れを防げます。

※本人がこれらを不要とした場合、退職届のみ郵送すればよいです。

【解説】退職時に会社から受け取るもの

□離職票

雇用保険加入者が退職した場合、会社は離職票を郵送する義務があります。

失業給付を受ける対象者の方は請求しましょう。転職先が決まっている場合は必要ありません。退職後10日~2週間程度で郵送されます。

□源泉徴収票

源泉徴収票は、退職後に会社が郵送する義務がありますが、念のため請求しておきましょう。およそ1ヶ月後に郵送されます。

□雇用保険被保険者証(会社が保管している場合)

会社に雇用されるときに、会社が加入の手続きをしてくれています。加入後に渡されるか、退職の際に渡されます。ハローワークで即時発行可能なので特に申請しなくても大丈夫です。

□年金手帳(会社が保管している場合)

年金手帳は入社時の手続きが終了した時点で返却する会社もありますが、在職中に会社が保管している場合もあります。まだ返却されていない場合は、申請しましょう。